摘要：工程物資采購(gòu)是一項(xiàng)技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都要求很高的工作, 整個(gè)采購(gòu)過程均要涉及到供應(yīng)商的選擇、對(duì)技術(shù)協(xié)議供貨范圍的確認(rèn)、與供應(yīng)商談判及成交、對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)與驗(yàn)收等活動(dòng), 必須保證對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制, 實(shí)行全過程質(zhì)量管理, 嚴(yán)格把好每一個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)口, 才能保證工程項(xiàng)目的采購(gòu)質(zhì)量。

引言

工程采購(gòu)中最關(guān)鍵的一點(diǎn)即是保證采購(gòu)物資的質(zhì)量符合相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)物資質(zhì)量的好壞直接影響到企業(yè)最終采購(gòu)物資的質(zhì)量, 只有保證了采購(gòu)物資的質(zhì)量, 才能為項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)打好基礎(chǔ), 才能創(chuàng)造出更加優(yōu)質(zhì)的采購(gòu)物資和服務(wù), 才能實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)并創(chuàng)造更多的收益。

到底什么是質(zhì)量呢?美國(guó)著名的質(zhì)量管理專家朱蘭 (J.M.Juran) 博士從顧客的角度出發(fā), 認(rèn)為:“物資質(zhì)量就是物資的適用性。即物資在使用時(shí)能成功地滿足用戶需要的程度”;美國(guó)質(zhì)量管理專家克勞斯比從生產(chǎn)者的角度出發(fā), 將質(zhì)量概括為:“物資符合規(guī)定要求的程度”;美國(guó)的質(zhì)量管理大師德魯克認(rèn)為:“質(zhì)量就是滿足需要”。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織 (ISO) 2005年頒布的ISO9000:2005《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中對(duì)質(zhì)量的定義是:一組固有特性滿足要求的程度。

綜上可以看出, “質(zhì)量”其實(shí)就是采購(gòu)物資綜合性質(zhì)的一個(gè)整體概括, 即采購(gòu)物資與各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定、各種指標(biāo)與要求的符合性程度, 它并不僅僅要求采購(gòu)物資的技術(shù)特性越高越好, 也不只是要求采購(gòu)物資的價(jià)格越便宜越好, 而是追求諸如性能、規(guī)格、外觀、體積、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等多個(gè)因素都能夠滿足用戶所需、滿足現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際工況與設(shè)計(jì)條件。在工程采購(gòu)中, 對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制主要有以下幾個(gè)方面:

1 嚴(yán)格挑選供貨商, 形成合格供貨商資源庫(kù)

供貨商的挑選、評(píng)估和審核工作是工程采買人員的在采購(gòu)過程中所面臨的首項(xiàng)工作, 也是保證物資質(zhì)量的源頭。供貨商從售前、售中到售后所提供的物資和服務(wù)將貫穿于整個(gè)項(xiàng)目從最初的施工到最終的竣工, 因此供貨商的質(zhì)量將直接影響整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量, 只有挑選了合適的供貨商, 通過雙方的協(xié)作、配合才能實(shí)現(xiàn)彼此的共贏。供貨商的管理主要通過以下幾個(gè)途徑:

1.1 業(yè)主推薦

在供貨商的審核階段, 有時(shí)業(yè)主會(huì)為我們推薦他們此前項(xiàng)目上合作過的廠商, 這些廠商由于前期與業(yè)主合作較好, 對(duì)業(yè)主的相關(guān)規(guī)定和要求也較為熟悉, 項(xiàng)目售后評(píng)價(jià)較高, 一般可直接進(jìn)入項(xiàng)目的供貨商名單中。

1.2 合格供貨商資源庫(kù) (即供貨商準(zhǔn)入資格審核)

采購(gòu)部每年會(huì)統(tǒng)一對(duì)供貨商的準(zhǔn)入資格進(jìn)行審核, 通過對(duì)供貨商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、規(guī)模、企業(yè)獲得的相關(guān)資格證書、質(zhì)量管理體系的相關(guān)認(rèn)證、HSE管理、售后服務(wù)響應(yīng)的積極程度及最終用戶的售后評(píng)價(jià)等一系列內(nèi)容進(jìn)行打分評(píng)估, 對(duì)于綜合評(píng)分不合格的供貨商給予否決, 對(duì)于綜合評(píng)分合格的供貨商按照分?jǐn)?shù)高低進(jìn)行優(yōu)、良、合格的判定。在選擇供貨商時(shí), 通常亦會(huì)選擇優(yōu)與良的供貨商。

1.3 公司或業(yè)主的框架廠商

選用業(yè)主或者公司內(nèi)部的框架廠商, 可以有效降低采購(gòu)成本, 保證物資質(zhì)量, 縮短采購(gòu)周期, 簡(jiǎn)化采購(gòu)流程, 避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)損失。

2 確認(rèn)技術(shù)協(xié)議, 審核供貨范圍

在技術(shù)協(xié)議簽署前, 工程采買負(fù)責(zé)人需要聯(lián)系供貨商提交相應(yīng)的技術(shù)協(xié)議草稿供設(shè)計(jì)審閱, 對(duì)技術(shù)文件中一些不確定或空缺的參數(shù)提醒設(shè)計(jì)人員予以補(bǔ)充, 將供貨商提出的相關(guān)澄清問題及時(shí)傳遞給設(shè)計(jì)人員, 并將設(shè)計(jì)的相應(yīng)答復(fù)盡快反饋給供貨商。在技術(shù)協(xié)議簽署后, 工程采買負(fù)責(zé)人需要對(duì)采購(gòu)的物資類別、規(guī)格型號(hào)、位號(hào)、相關(guān)等級(jí)、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)數(shù)量等進(jìn)行逐一核對(duì), 確保采購(gòu)物資的供貨范圍與技術(shù)協(xié)議要求完全一致。

3 進(jìn)行商務(wù)談判并簽署會(huì)議紀(jì)要

采購(gòu)方想以自己比較理想的價(jià)格、預(yù)期的物資質(zhì)量和良好的售后服務(wù)來(lái)獲取供貨商的產(chǎn)品, 而供貨商則想以自己希望的價(jià)格和服務(wù)條件向采購(gòu)方提供自己的貨物。當(dāng)兩者意見不完全一致時(shí), 就需要通過談判來(lái)解決。在合同簽署前, 為確保合同付款方式、交貨期、交貨方式、質(zhì)保期、物資的原產(chǎn)地信息等能夠滿足項(xiàng)目要求, 需要與廠商進(jìn)行充分的商務(wù)談判, 并形成詳盡的會(huì)議紀(jì)要。通過商務(wù)談判可以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):

3.1 有效降低采購(gòu)成本

對(duì)價(jià)格的高低進(jìn)行談判和磋商, 確保能夠以相對(duì)較低的價(jià)格獲取供貨商的物資, 從而降低采購(gòu)成本。

3.2 有效保證采購(gòu)物資的質(zhì)量

對(duì)采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、檢驗(yàn)測(cè)試程序、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、原產(chǎn)地、包裝條件、保險(xiǎn)條件等進(jìn)行明確, 同時(shí)約定供貨商對(duì)采購(gòu)物資提供相關(guān)的質(zhì)量保證 (如提供相關(guān)部門出具的檢驗(yàn)證書、合格證明、原產(chǎn)地證書等) , 以此確保獲得質(zhì)量可靠的物資。

3.3 爭(zhēng)取保證物資按期交貨

督促供貨商保證交貨期、盡早下單排產(chǎn), 約定供貨商在合同簽訂后按期提交生產(chǎn)檢驗(yàn)測(cè)試計(jì)劃, 以保證供貨商能夠準(zhǔn)時(shí)交貨。

3.4 明確技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容和時(shí)間

約定供貨商在開車前所提供的技術(shù)服務(wù)的具體內(nèi)容 (范圍) 及到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的時(shí)間 (時(shí)效) , 如現(xiàn)場(chǎng)安裝指導(dǎo)說明、安裝調(diào)試、故障原因分析等, 可以保證項(xiàng)目的順利開車及運(yùn)行。

3.5 爭(zhēng)取降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)付款方式、發(fā)貨方式、包裝方式及質(zhì)保期等進(jìn)行約定, 從而使供貨商在供貨過程中能夠分擔(dān)更多風(fēng)險(xiǎn)、承擔(dān)更多風(fēng)險(xiǎn)損失, 從而減少甚至避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)損失。

4 對(duì)文件及貨物進(jìn)行定期催交

4.1 文件催交

合同簽署后, 需要按照技術(shù)協(xié)議中對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行催交, 文件主要包含以下兩種:

4.1.1 過程文件

包括需供貨商提交的貨物內(nèi)部結(jié)構(gòu)圖、組裝圖、氣路/電路連接圖、外形尺寸圖、備件清單、檢驗(yàn)程序、質(zhì)量保證計(jì)劃等文件, 以及設(shè)計(jì)人員對(duì)供貨商提交文件的審核、修改、修訂意見需要及時(shí)反饋給供貨商進(jìn)行確認(rèn)。譬如一些非標(biāo)物資, 供貨商必須在得到設(shè)計(jì)對(duì)相關(guān)過程文件審核無(wú)異議的確認(rèn)后, 才能進(jìn)行最終的生產(chǎn)和加工 (反之, 在相關(guān)技術(shù)文件未解決或未予以確認(rèn)前, 工廠將不能進(jìn)行生產(chǎn)) 。因此過程文件的催交工作可以督促?gòu)S商按期提交相關(guān)文件, 保證物資技術(shù)規(guī)格滿足項(xiàng)目要求, 從源頭保證物資能夠按期交貨, 減少項(xiàng)目采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)損失。

4.1.2 竣工文件

按技術(shù)協(xié)議中約定的, 如物資最終的技術(shù)規(guī)格書、最終圖紙、安裝說明、操作手冊(cè)、存儲(chǔ)要求、材料認(rèn)證、相關(guān)測(cè)試報(bào)告、質(zhì)量合格證明、原產(chǎn)地證明等文件, 需要在供貨后按合同相關(guān)要求裝訂成冊(cè)提交給寰球及最終用戶?？⒐の募枪こ滩少?gòu)中是記載產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、加工、安裝、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)然顒?dòng)全過程的一項(xiàng)重要內(nèi)容, 是建立采購(gòu)物資檔案及交付現(xiàn)場(chǎng)使用的必備文件、也是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。對(duì)于任何一個(gè)采購(gòu)物資, 如果它的技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定, 則即可判定該物資質(zhì)量不合格, 因此竣工文件的催交工作也是工程物資采購(gòu)中質(zhì)量控制的重中之重。

4.2 貨物催交

物資能否按期交貨將影響著整個(gè)項(xiàng)目的中交時(shí)間甚而影響到整個(gè)項(xiàng)目的竣工時(shí)間, 因此在合同簽訂后, 須要求供貨商按期提交《設(shè)計(jì)、采購(gòu)、制造和試驗(yàn)計(jì)劃》, 并定期督促供貨商實(shí)時(shí)更新《生產(chǎn)進(jìn)度狀態(tài)表》, 及時(shí)了解工廠設(shè)備材料的制造狀態(tài), 保證其滿足生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃的要求。催交過程中若發(fā)現(xiàn)潛在的進(jìn)度問題, 應(yīng)通過提高催交等級(jí)、協(xié)調(diào)供貨商查明進(jìn)度推遲原因, 或直接到工廠進(jìn)行催交等措施, 以最大限度減小可能產(chǎn)生的貨期影響, 務(wù)必保證生產(chǎn)進(jìn)度不滯后, 督促供貨商按約履行交貨義務(wù)。對(duì)已經(jīng)發(fā)生的重大進(jìn)度滯后問題, 應(yīng)及時(shí)發(fā)出催交預(yù)警, 并與供應(yīng)商、項(xiàng)目組共同制定解決方案, 譬如改進(jìn)設(shè)計(jì)方案、要求供應(yīng)商自費(fèi)趕工、改變運(yùn)輸方式等, 以此確保滿足項(xiàng)目要求。

5 做好檢驗(yàn)與驗(yàn)收工作

采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作具有重要的意義, 通過相關(guān)檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作能夠確認(rèn)訂單所采購(gòu)的貨物已具備發(fā)貨條件;確保所訂購(gòu)的貨物發(fā)貨數(shù)量與合同采購(gòu)數(shù)量一致, 通過相關(guān)檢驗(yàn)測(cè)試確認(rèn)采購(gòu)物資的完好性, 審核相關(guān)檢驗(yàn)及質(zhì)量證明文件合法合規(guī), 因此它們起著質(zhì)量“把關(guān)”的作用。

5.1 工廠的檢驗(yàn)測(cè)試

物資的質(zhì)量檢測(cè)是工廠檢驗(yàn)的重要內(nèi)容, 通過檢測(cè)結(jié)果即可判定物資質(zhì)量合格與否。在簽署訂單時(shí), 我們會(huì)根據(jù)供貨商提交的檢驗(yàn)測(cè)試計(jì)劃 (ITP) 確定“H” (即“停工待檢”) 、“W” (即“見證檢驗(yàn)”) 和“R” (即“審核相關(guān)文件”) 點(diǎn), 并對(duì)相應(yīng)的檢驗(yàn)節(jié)點(diǎn)按照合同技術(shù)要求、國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行抽檢和測(cè)試。抽檢數(shù)量一般為合同采購(gòu)數(shù)量的10%, 如遇到測(cè)試不合格的物資, 則再增加10%的數(shù)量進(jìn)行檢測(cè), 如仍有不合格物資, 則對(duì)全廠采購(gòu)物資進(jìn)行測(cè)試, 并要求供貨商對(duì)不合格物資根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行返工或重新下單生產(chǎn)。對(duì)檢測(cè)合格的物資我們會(huì)出具《檢驗(yàn)放行單》, 供貨商應(yīng)在收到《檢驗(yàn)放行單》后方能進(jìn)行發(fā)貨。

如采購(gòu)物資為現(xiàn)場(chǎng)急需供貨的, 當(dāng)來(lái)不及進(jìn)行出廠檢驗(yàn)時(shí), 在審核箱單 (對(duì)產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、位號(hào)核對(duì)) 、相關(guān)測(cè)試報(bào)告、材質(zhì)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、原產(chǎn)地證明等文件確認(rèn)無(wú)誤后, 可出具《免檢放行單》, 采購(gòu)物資的最終檢驗(yàn)結(jié)果以現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況為準(zhǔn)。

5.2 現(xiàn)場(chǎng)的驗(yàn)收工作

在貨物抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后, 采購(gòu)人員應(yīng)配合現(xiàn)場(chǎng)材料工程師完成物資的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收工作, 如現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)到場(chǎng)物資存在質(zhì)量瑕疵或數(shù)量短缺、或由于運(yùn)輸導(dǎo)致的物資損壞等現(xiàn)象, 應(yīng)立即聯(lián)系供貨商予以處理及解決。

6 采購(gòu)程序標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施與工程采買人員應(yīng)具備的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

(1) 采購(gòu)程序標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施可以健全和完善采購(gòu)質(zhì)量管理體系, 提高采購(gòu)效率和采購(gòu)質(zhì)量, 降低采購(gòu)成本并減少或減免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。目前采購(gòu)部已開始匯編工程采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)程序及相應(yīng)的案例分析, 并編制各個(gè)專業(yè)的采購(gòu)技術(shù)手冊(cè), 使得采購(gòu)質(zhì)量管理做到有章可循, 有理可依, 在采購(gòu)全過程中實(shí)行強(qiáng)而有力的質(zhì)量管理與控制, 保證采購(gòu)活動(dòng)符合相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章制度, 構(gòu)建一個(gè)更加專業(yè)高效的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。

(2) 工程采購(gòu)工作是一項(xiàng)技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都要求很高的工作, 整個(gè)采購(gòu)過程均要涉及到供應(yīng)商的選擇、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量管理與控制、對(duì)技術(shù)協(xié)議供貨范圍的確認(rèn)、與供應(yīng)商談判及成交、對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)與驗(yàn)收等活動(dòng), 必須保證對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制, 實(shí)行全過程質(zhì)量管理, 嚴(yán)格把好每一個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)口, 才能保證企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量。因此一名合格的工程采買人員必須具備以下基本的的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng):

1) 要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感, 遵紀(jì)守法, 秉公辦事, 熟悉采購(gòu)業(yè)務(wù)和流程, 掌握一定的專業(yè)知識(shí)。

2) 具有較強(qiáng)的跨部門溝通協(xié)調(diào)能力, 科學(xué)地判斷和預(yù)防采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn), 具備突發(fā)事件的問題分析及解決能力。

3) 要有耐心, 做到公平公正, 愛崗敬業(yè), 謙虛謹(jǐn)慎, 戒驕戒躁。

4) 要善于分析總結(jié), 不斷提高自身工作能力和水平。

7 結(jié)論

“打鐵還需自身硬”——質(zhì)量是一個(gè)企業(yè)生存、立足、可持續(xù)發(fā)展乃至永遠(yuǎn)立于不敗之地的根本。只有健全的采購(gòu)質(zhì)量管理體系、高效率高素質(zhì)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)、合格的供應(yīng)商資源庫(kù)才能從源頭做好工程物資采購(gòu)的質(zhì)量控制工作, 只有不斷地總結(jié)、改進(jìn)、提升采購(gòu)質(zhì)量管理體系, 才能確保采購(gòu)物資符合規(guī)定的質(zhì)量要求。